6 consejos para organizar sus archivos genealógicos digitales

Si estás interesado en descubrir y preservar tu historia familiar, seguro sabes lo importante que es organizar los archivos genealógicos digitales de manera eficiente. Con el avance de la tecnología, cada vez son más las personas que recurren a herramientas digitales para investigar su árbol genealógico. Pero, ¿cómo puedes organizar toda esa información de forma efectiva? No te preocupes, ¡estás en el lugar correcto! En este artículo, te presentaremos 6 consejos prácticos y útiles que te ayudarán a organizar tus archivos genealógicos digitales de manera eficiente y mantenerte al tanto de tu investigación genealógica. ¡Sigue leyendo para obtener valiosos consejos que te facilitarán este apasionante proceso!

6 consejos para organizar sus archivos genealógicos digitales

Si investiga mucho sobre la historia familiar, probablemente haya acumulado cientos, tal vez incluso miles, de archivos digitales: registros históricos, extractos de libros que encontró en línea, fotografías familiares escaneadas e imágenes de lápidas creadas con una cámara digital. Con todos estos datos, organizar sus archivos digitales puede ser una tarea abrumadora. Necesita un sistema estándar para organizar estos registros y una forma de etiquetar fotografías con nombres, fechas y ubicaciones. También debe poder encontrar una grabación o foto específica cuando la necesite. Estos seis consejos y herramientas lo ayudarán a organizar los archivos genealógicos en su computadora.

1. Agregue nombres personalizados a archivos electrónicos.

Si escanea una fotografía o busca un registro histórico en línea, guarde el archivo en su computadora con un nombre descriptivo. Los nombres predeterminados generados para la mayoría de los archivos (por ejemplo, “IMG_0001”) no son útiles para su investigación y no le ayudarán a encontrar el archivo más adelante. En su lugar, tómate un tiempo para crear nombres de archivos personalizados.

Aunque los nombres de archivos realmente largos pueden resultar difíciles de manejar, debes incluir suficiente información para que puedas saber de un vistazo qué archivo es. También debe tener en cuenta los límites de caracteres de su dispositivo: los nombres de archivos en Windows 10, por ejemplo, sólo pueden tener 260 caracteres.

Sin embargo, no sólo desea que los nombres de sus archivos sean descriptivos, sino que también desea que sean coherentes. Cree un sistema de nombres de archivos estándar para que sus archivos aparezcan en un orden que sea útil para sus propósitos. Por ejemplo, podrías nombrar archivos como este:

  • con apellido: Esto le permite saltar fácilmente a archivos relacionados con una rama específica de su familia o una persona específica.
  • Por localizacion: Si tiene registros que incluyen diferentes apellidos en las mismas ubicaciones, puede ser más fácil etiquetar/ordenar sus archivos por ubicación. Sea coherente al especificar ubicaciones; por ejemplo, utilice nombres completos de estados o abreviaturas.
  • Por fecha: Estoy escribiendo una biografía sobre un familiar y es útil tener todas mis fuentes, incluidos muchos artículos periodísticos, en orden cronológico.
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Mantenga un sistema de nombres de archivos consistente para que pueda encontrar fácilmente archivos digitales. Estas tres plantillas utilizan guiones (dentro palabras o frases) y guiones bajos (hasta separado palabras o frases) para mostrar varios datos sobre los archivos.

Usar al nombrar archivos Solo Letras, números, guiones y guiones bajos. No utilice espacios, puntos, corchetes ni caracteres especiales como !, & o #. (No todos los programas y dispositivos pueden procesar archivos con estos caracteres en sus nombres).

2. Organice archivos en carpetas.

Las carpetas correctamente etiquetadas también pueden ayudarle a organizar sus archivos. Por ejemplo, podría tener una carpeta llamada genealogía y en él carpetas para apellidos. Luego, si tiene muchos archivos para un apellido específico, puede crear subcarpetas para diferentes ubicaciones, como por ejemplo: IL Koch para el condado de Cook, Illinois. Incluso podría agregar otro nivel de tipos de registros, p. B. Periódicos y registros importantes. También tengo una carpeta para planes de investigación genealógica.

Lo mismo puede aplicarse también a las fotografías. En mi carpeta de imágenes, coloco las fotos de mi cámara digital en carpetas ordenadas por fecha, mientras que las fotos antiguas escaneadas van en carpetas con apellidos.


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Estos cinco sistemas de archivo genealógico reducirán sus pesadas montañas de papel y acelerarán sus pasos hacia el éxito de la investigación.

3. Utilice software de genealogía y árboles genealógicos en línea.

Ya sea que utilice software de genealogía o un árbol genealógico en línea, puede adjuntar registros escaneados y fotografías a las personas de su árbol genealógico. Esto le brinda otra forma de organizar sus archivos digitales.

Estos programas generalmente le permiten etiquetar un elemento multimedia de la siguiente manera:

  • Título/Subtítulo: Puede proporcionar brevemente el nombre, la fecha y la ubicación, por ejemplo John Smith y Elizabeth Jones, boda, 1921, Chicago.
  • Fecha: Los datos estándar incluyen datos aproximados (alrededor de 1921), Exactamente (20 de mayo de 1921), sólo un mes y un año (mayo de 1921), o sólo un año (1921). Asegúrese de elegir un formato coherente para las fechas completas, como por ejemplo: B. DD MMM AAAA (p. ej. 10 de enero de 2020).
  • Ubicación: Ingrese una ciudad/pueblo, condado, estado y país (Chicago, Cook, Illinois, Estados Unidos), o simplemente el condado/estado o el estado/país si no puede ser más específico. La mayoría de los programas genealógicos y árboles genealógicos en línea le solicitan que ingrese un nombre de lugar estandarizado apropiado para el período de tiempo. Estos nombres de lugares suelen incluir el país (por ejemplo, Estados Unidos o EE. UU.), así como la ciudad/pueblo, el condado y el estado.
  • Descripción: Aquí puede proporcionar más detalles, p.e. B. un lugar específico. Describe la foto original (p. ej. tipo de color, tarjeta de visita o tarjeta de gabinete) y, opcionalmente, especificar sus dimensiones. También puede incluir el nombre y la dirección de la persona, archivo o archivo propietario del documento o fotografía original, así como el nombre y la dirección del fotógrafo. Si encontró el archivo en línea, proporcione la dirección del sitio web.

Algunos sitios web ofrecen opciones adicionales para describir medios. En Ancestry.compuede especificar el tipo de medio, p. Por ejemplo, retrato, documento o lápida. En Mi legadopuedes agregar palabras clave. Búsqueda familiar Ahora puede agregar etiquetas de temas a fotografías y documentos para facilitar la búsqueda.

También puedes etiquetar y marcar fotos. Facebookel popular sitio de redes sociales. Fotos de Googleun servicio gratuito para compartir y almacenar fotografías, etiqueta automáticamente las caras (aunque faltan algunas) y le permite agregar una fecha, ubicación y descripción.

Algunas etiquetas de medios pueden perderse durante una transmisión GEDCOM. Sin embargo, si usas RaícesMagiaLa función TreeShare o Creador de árbol genealógicoCon la tecnología FamilySync, puedes sincronizar el archivo familiar en tu computadora con un árbol de miembros de Ancestry. Las etiquetas de los medios se copian con éxito entre sus árboles genealógicos.

4. Agregue leyendas visuales.

Otra opción de etiquetado es insertar texto directamente en una imagen digital, creando una etiqueta visual que sea fácil de ver sin tener que ver los metadatos del archivo (consulte el punto 5).

Una forma de crear un título visual es agregar un título en el espacio en blanco debajo de la foto. Para obtener instrucciones sobre cómo agregar etiquetas manualmente usando varios programas de software, consulte el manual de Ken Watson. “Etiquetado visible de fotografías digitales”.

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Haga una copia de su fotografía o documento digital antes de realizar cambios en él (como agregar títulos o subtítulos). Desea conservar una versión del documento original, especialmente si ya no tiene acceso a la fuente física.

5. Utilice metadatos para etiquetar fotografías digitales.

Los genealogistas con más conocimientos técnicos pueden utilizar metadatos, que son información sobre un archivo incrustada en su codificación. Aunque los metadatos no son visibles inmediatamente para los usuarios, pueden contener detalles sobre la procedencia, el contenido y los temas de un documento, suponiendo, por supuesto, que otro usuario pueda descifrarlos.

Para aumentar la probabilidad de que alguien pueda interpretar sus metadatos, debe seguir ciertas pautas estándar que hacen que los metadatos sean compatibles con una variedad más amplia de programas.


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Los metadatos le permiten almacenar y transmitir detalles importantes sobre archivos de imágenes. Aprenda a editar y administrar los metadatos en sus imágenes y fotografías digitales.

6. Administrar archivos PDF.

¡No olvides actualizar también los nombres de archivos y los metadatos en tus archivos PDF! Puede editar los metadatos de un archivo PDF en Adobe Acrobat o Adobe Acrobat Reader: pestaña Archivo > Propiedades > Descripción (donde puede agregar un título, autor, tema y palabras clave).

Cuando vinculo un documento (como una carta, un diario o un archivo de pensión de la Guerra Civil) a una persona en mi software genealógico o árbol genealógico en línea, escaneo las páginas y luego las combino en un solo PDF. Aunque puedo agregar un título/pie de foto, fecha, ubicación y descripción en el software o en el árbol genealógico en línea, también me gusta incluir esta información en el archivo PDF. De esta manera, alguien que descargue el archivo aún tendrá todos los detalles sobre el documento. Por ejemplo, agregué páginas de título, introducción y firma a la mía. El diario de la abuela Osa Olmsted en FamilySearch.

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Una versión de este artículo apareció en la edición de mayo/junio de 2020 de Revista Árbol Genealógico.

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6 consejos para organizar sus archivos genealógicos digitales

Rick Crume

Rick Crume es editor de Family Tree Magazine y se especializa en investigación en línea, software de genealogía, pruebas de ADN y genealogía británica.

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Preguntas Frecuentes sobre la Organización de Archivos Genealógicos Digitales

La genealogía digital es una valiosa herramienta para explorar nuestro pasado y descubrir nuestra historia familiar. A medida que acumulamos una gran cantidad de archivos digitales relacionados con nuestra genealogía, es esencial organizarlos adecuadamente para facilitar su acceso y preservación. Aquí, respondemos algunas preguntas frecuentes sobre cómo organizar sus archivos genealógicos digitales.

1. ¿Cuál es la mejor manera de organizar mis archivos genealógicos digitales?

La mejor manera de organizar sus archivos genealógicos digitales es mediante un sistema estructurado de carpetas y etiquetas. Puede comenzar creando una carpeta principal con el nombre de “Genealogía” y luego crear subcarpetas para cada rama de su árbol genealógico (por ejemplo, “Rama Paterna” y “Rama Materna”). Dentro de estas subcarpetas, puede organizar los archivos por categorías, como “Fotos antiguas”, “Certificados de nacimiento” y “Documentos de inmigración”. Además, es útil utilizar etiquetas descriptivas para facilitar la búsqueda posterior de archivos específicos.

2. ¿Debo escanear todos mis documentos genealógicos en papel?

Scannear tus documentos genealógicos en papel es altamente recomendable. Esto te permitirá preservar los documentos originales y tener una copia digital respaldada. Asegúrate de utilizar un escáner de alta calidad y guardar los archivos digitalizados en formato PDF o JPEG. Además, es importante etiquetar los archivos digitalizados adecuadamente con información relevante, como nombres, fechas y eventos asociados.

3. ¿Cómo puedo evitar perder mis archivos digitales?

Para evitar perder tus archivos digitales, es fundamental realizar copias de seguridad periódicas. Puedes hacerlo mediante el uso de servicios de almacenamiento en la nube, unidades externas de respaldo o copias físicas guardadas en lugares seguros. También es recomendable utilizar software de gestión de archivos que permita programar copias de seguridad automáticas y garantizar la integridad de tus datos.

4. ¿Es necesario utilizar un software específico para gestionar mis archivos genealógicos?

No es necesario utilizar un software específico, pero puede ser útil. Existen numerosas aplicaciones y programas diseñados específicamente para la genealogía que facilitan la organización y gestión de los archivos, así como la creación de árboles genealógicos interactivos. Algunos ejemplos populares incluyen Ancestry, MyHeritage y FamilySearch. Sin embargo, si prefieres utilizar software general para la gestión de archivos, asegúrate de que sea capaz de manejar los formatos y etiquetas necesarios para tus archivos genealógicos.

5. ¿Cuáles son los beneficios de organizar mis archivos genealógicos digitales?

La organización de tus archivos genealógicos digitales ofrece numerosos beneficios. Te permite acceder rápidamente a la información que necesitas, facilita la colaboración y el intercambio de información con otros miembros de tu familia, y garantiza la preservación a largo plazo de tus valiosos documentos e investigaciones genealógicas. Además, una organización adecuada de tus archivos facilita la identificación de lagunas en tu investigación y te ayuda a mantener un registro completo y coherente de tu historia familiar.

6. ¿Dónde puedo encontrar más recursos sobre la organización de archivos genealógicos digitales?

Si deseas aprender más sobre la organización de archivos genealógicos digitales, existen numerosos recursos en línea que pueden guiarte. Algunos sitios web recomendados incluyen:

  1. FamilySearch: Proporciona consejos y guías para organizar archivos genealógicos digitales de manera eficiente.
  2. MyHeritage: Ofrece recomendaciones prácticas para organizar documentos genealógicos digitales y maximizar su utilidad.
  3. Archives.com: Brinda consejos específicos para organizar archivos digitales genealógicos y optimizar la investigación genealógica.

¡Esperamos que estas respuestas a preguntas frecuentes te ayuden a poner en orden tus archivos genealógicos digitales y a disfrutar plenamente de tu viaje de descubrimiento familiar!


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