6 pasos para organizar, proteger y almacenar sus antiguos documentos familiares, fotografías y reliquias familiares

Tener documentos antiguos, fotografías y reliquias familiares son verdaderos tesoros que nos conectan directamente con nuestras raíces y nuestra historia. Sin embargo, muchas veces no sabemos cómo organizar, proteger y almacenar adecuadamente estos preciados objetos. En este artículo, te presentaremos 6 pasos clave para asegurar la preservación y conservación de tus antiguos documentos, fotografías y reliquias familiares. ¡No pierdas la oportunidad de mantener vivas las memorias de tu familia por generaciones!

por Kate Jackson

¿Qué tienen en común todos los investigadores de genealogía (aparte de nuestro amor eterno por los obituarios)? Lo has adivinado: ¡desorden, desorden y más desorden! Entre las preciadas fotografías familiares antiguas, las interminables pilas de documentos y las reliquias familiares aceptadas con cariño, las cosas pueden salirse de control muy rápidamente.

Por supuesto, todos necesitamos un sistema completo y bien diseñado en nuestras vidas para organizar nuestra investigación genealógica, tanto en línea como fuera de línea, pero estructurar su investigación genealógica no tiene por qué ser un asunto de todo o nada. Para aquellos investigadores que se sumergen en su historia familiar sin un sistema organizativo sólido y ahora descubren que necesitan poner algo de orden en el proceso, es mejor abordar las colecciones en línea y fuera de línea individualmente.

En un artículo anterior, hablé del uso de Evernote como herramienta de organización en línea. Este recurso, junto con otros recursos de la sección de organización de Family History Daily, puede ayudarle a administrar su árbol genealógico, registros digitalizados e investigaciones en línea. Sin embargo, en este artículo me centraré en eso. Consejos para ordenar sus colecciones sin conexión. Entonces, si está listo para recuperar la mesa del comedor, considere estos consejos para ordenar la genealogía.

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Aquí hay algunas cosas que necesitará mientras trabaja en esta guía. Cada punto se explica con más detalle más adelante en el artículo.

  • Una aplicación para escanear fotografías y documentos
  • Espacio de almacenamiento en línea
  • Carpetas de almacenamiento con calidad de archivo y fundas o álbumes de fotografías.
  • Recipientes a prueba de fuego, agua y/o plagas
  • Un lugar seguro en tu hogar para guardar tus artículos genealógicos.

1. Crear un espacio centrado en la historia familiar

Lanzarse de cabeza puede ser una forma de lograr un progreso real en una tarea abrumadora, pero también es una forma rápida de distraerse. En otras palabras, si su tarea es hurgar en sus fotografías y documentos de historia familiar, pero termina hurgando en montones de proyectos de arte de niños, montones de correo “importante” o montañas de archivos de trabajo, entonces ha perdido la oportunidad. batalla, incluso antes de que comenzara.

Para evitar distracciones, considere colocar todas sus colecciones genealógicas en un solo lugar de su casa y eliminar todo lo que de otro modo podría distraerlo. Antes Comienzas tus esfuerzos de organización.

Si trabaja con grabaciones o fotografías, tómese un momento para hacer que su espacio sea “apto para grabaciones” proporcionando una mesa plana o un espacio limpio en el piso donde pueda clasificar sin riesgo de pérdida. Retire artículos como alimentos y bebidas (para evitar manchas y derrames), pilas de papeles no relacionados (para reducir el riesgo de perder un archivo) y mantenga alejados a las mascotas y a los niños hasta que termine el trabajo. Proporcione luz adecuada, preferiblemente luz natural, y apague los ventiladores o rejillas de ventilación que podrían arruinar su trabajo.


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2. Organice grabaciones y fotografías y comience a escanear

Hoy en día, ya no se necesita equipo especial para escanear fotografías familiares antiguas y documentos importantes. Todo lo que necesita para comenzar a digitalizar fotografías familiares antiguas, historias familiares y otros documentos importantes son estas tres cosas simples:

  1. Tu teléfono inteligente o tableta
  2. Una aplicación gratuita para escanear fotografías o documentos
  3. Un lugar en línea para almacenar sus archivos escaneados

Comience tomando todas sus fotografías y grabaciones antiguas y clasificándolas en secciones por tipo, grupo familiar o uso futuro para prepararlas para el siguiente paso.

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Luego considere dónde se guardarán estos archivos después del escaneo. Probablemente querrás agregarlos a tu árbol genealógico en algún momento, pero mientras tanto, necesitarás un lugar para almacenarlos en línea para su custodia. Family History Daily ha creado una colección de excelentes lugares para hacer esto de forma gratuita aquí. Elija una de las áreas de almacenamiento en línea que más le convenga o guarde los registros en su computadora u otra unidad física si lo prefiere. Sin embargo, tenga cuidado con la posibilidad de pérdida si ocurre una falla en la computadora en el futuro.

Ahora puedes comenzar a escanear. Es mejor hacerlo en una habitación bien iluminada, preferiblemente con luz solar. Como se mencionó, usted no Necesitará un escáner físico (aunque puede funcionar bien en algunos casos), ya que una aplicación en su teléfono o tableta funcionará bien y podrá usarse incluso si hay fotos en un álbum de fotos.

Aquí, consulte tres de nuestras aplicaciones de escaneo de fotografías favoritas, la mayoría de las cuales son muy asequibles. Todas estas aplicaciones se sincronizan con áreas de almacenamiento en línea para facilitar el almacenamiento de sus grabaciones y fotografías recién digitalizadas. También nos gusta Photomyne, que ofrece aplicación y almacenamiento en uno.

Una vez que haya seleccionado un escáner y tenga un área de almacenamiento en línea, primero escanee sus documentos o fotografías. Para digitalizar cosas como cartas antiguas, registros y otros documentos en papel, debes elegir un buen escáner de documentos, ya que muchas aplicaciones de escaneo de fotografías están optimizadas para imágenes. Aunque hay muchas buenas opciones, nos gusta la herramienta de escaneo gratuita que viene con Evernote. Puede leer nuestra revisión completa de esta herramienta integral de organización genealógica aquí.

Lo ideal sería que a cada fotografía y documento se le asignara un nombre que explique de qué se trata (p. ej. Familia Brigg, Mary, John, James y Lewis, 1901 o certificado de nacimiento de James Johnson, 1923. Esta fotografía o documento debe ir acompañado de una nota adjunta (del mismo nombre) que explique detalles adicionales e incluya cualquier escritura que se encuentre en la parte posterior de la imagen o una transcripción de la grabación.. Sin embargo, Dado que esto puede hacer que el trabajo parezca abrumador, es posible que desees dejar esta parte para más adelante.. Es mejor escanear las cosas y etiquetarlas más tarde que no escanearlas en absoluto.

3. Familiarízate con las reliquias familiares

Si tiene la suerte de tener recuerdos físicos de su familia, tómese el tiempo ahora para exhibirlos y documentarlos.

Primero, cree una carpeta especial en su área de almacenamiento en línea y luego tome una foto de cada elemento para agregarla a esa carpeta. Utilice un nombre para la foto que describa el artículo y agregue un número específico. Ahora, en la misma carpeta, cree una nota que describa qué es el artículo, a quién pertenece y cualquier otro detalle que pueda tener. Asigne a la nota el mismo nombre que la foto, p. b Número de artículo 15, sombrero propiedad de James Arlo.

Esto ayuda a garantizar que exista un registro de estos elementos importantes en caso de pérdida. También puedes agregar las fotos a tu árbol genealógico o compartirlas con otros miembros de la familia.

Si tiene una gran cantidad de elementos similares, es posible que desee seleccionar solo aquellos que parezcan lo suficientemente importantes como para documentarlos. De una colección más grande, se pueden elegir artículos seleccionados (por ejemplo, una tetera de un asiento de té especial) para representar un conjunto completo, con una nota que explique la colección.

4. Comparte la riqueza

Ahora que ha solucionado el problema, debería tener una idea bastante clara de lo que le espera. ¿La siguiente pregunta? ¿Cuánto te quedas?

Si la respuesta a todas las preguntas es, y este bien puede ser el caso, omita este paso. Por otro lado, puede haber ciertos elementos como recortes de periódicos, cartas, ciertas fotografías antiguas u otros documentos de los que le gustaría conservar sólo una copia digital. Si este es el caso, considere si puede haber algún miembro de la familia (hijo, nieto, hermano) que encuentre especial el artículo. Si la respuesta es sí, puede que sea el momento de transmitírsela al próximo entusiasta de la historia familiar.

Si el artículo tiene importancia histórica, ya sea a nivel local o fuera de él, considere donarlo a un museo o sociedad histórica. Aquí puede obtener más información sobre qué recuerdos de historia familiar desea conservar y qué desea transmitir.


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5. Muestra elementos importantes

Al considerar qué artículos desea transmitir, también debe elegir los recuerdos únicos que sean más importantes para usted. Podría ser una selección de fotografías familiares muy antiguas o muy singulares, una colección de cartas entre sus bisabuelos cuando eran jóvenes, documentos o reliquias familiares relacionadas con el servicio militar de un miembro de la familia, o incluso todo lo anterior.

Estos recuerdos especiales pueden ser artículos que desee exhibir en su hogar o hacer regalos para miembros de la familia. Tal vez quieras crear una galería mural de árboles genealógicos, un álbum temático de fotografías familiares antiguas o un álbum de recortes de genealogía.

Hay muchas opciones para elegir al ver el historial familiar: comience con estas 14 formas de ver sus fotografías y documentos familiares antiguos. Recordar, Para conservar los originales, es muy importante utilizar copias escaneadas/impresas de fotografías y registros muy antiguos o muy delicados..

6. Mantén todo seguro

Ahora es el momento de asegurarse de que los artículos que necesita almacenar se mantengan seguros. Este es el paso divertido en el que realmente comenzarás a ver resultados (¡y la superficie de tu mesa nuevamente!). En esta etapa querrás conseguir algunos elementos de almacenamiento. Hay muchas opciones y niveles de detalle en los que puedes entrar, pero la mayoría de nosotros sólo queremos un método claro y simple.

Puede organizar sus artículos en estas categorías y seleccionar contenedores de almacenamiento según su contenido.

  • Documentos antiguos: Guárdelos en carpetas y fundas con calidad de archivo, que puede encontrar en línea o en muchas tiendas de suministros de oficina. Si tiene muchos registros, es posible que desee organizarlos por familia. Coloque estas carpetas en una caja contra plagas, fuego y/o resistente al agua (dependiendo de su presupuesto) y guárdelas en un lugar fresco y seco, lejos del polvo, la luz y las plagas. Un armario interior en el piso de arriba de su casa podría funcionar bien para esto. Evite los espacios del sótano, ya que tienden a atraer humedad, inundarse más fácilmente y acumular plagas.
  • Fotos antiguas: Estos deben almacenarse en cajas de fotografías o álbumes de fotografías con calidad de archivo, que también están disponibles en línea o en tiendas. Guárdalo de la misma forma y en el mismo lugar que tus documentos antiguos. Lea más sobre cómo conservar sus antiguas fotos familiares aquí.
  • Reliquias familiares: Las diferentes reliquias familiares requieren cuidados diferentes (por ejemplo, las telas deben protegerse de las plagas, los artículos frágiles deben empaquetarse adecuadamente), pero todas deben almacenarse en contenedores que las protejan del agua y el fuego siempre que sea posible. Al igual que con las grabaciones y fotografías, elija los mejores contenedores que pueda pagar según su presupuesto. Los contenedores de plástico simples que se encuentran en la mayoría de las grandes tiendas pueden ser una buena opción en caso de emergencia, pero elija aquellos hechos de plástico flexible y grueso que no se rompa. Guárdelos en un lugar seco y seguro.

Revise todos los elementos de almacenamiento anteriores cada pocos meses para detectar signos de humedad y plagas para evitar pérdidas.

Una vez que hayas completado todos estos pasos, ¡no olvides seguir adelante! Escanee y organice sus nuevos documentos a medida que se multiplican y siempre tendrá un espacio de trabajo ordenado para disfrutar.

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Autor de la foto: Sharon McCutcheon

Artículo de kate jackson, Editor asociado y director de Pinterest de Family History Daily.

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Pasos para organizar y proteger documentos y reliquias familiares

6 pasos para organizar, proteger y almacenar sus antiguos documentos familiares, fotografías y reliquias familiares

Organizar, proteger y almacenar nuestros antiguos documentos familiares, fotografías y reliquias familiares es fundamental para preservar nuestra historia y herencia familiar. A continuación, presentamos los 6 pasos esenciales para cumplir con esta importante tarea.

Paso 1: Clasifique y organice

El primer paso es clasificar y organizar sus documentos y reliquias familiares. Separe los documentos por categorías, como certificados de nacimiento, matrimonio o defunción, documentos legales, registros militares, cartas, entre otros. Organice las fotografías por fechas, eventos o personas. Esta categorización facilitará el acceso a la información en el futuro.

Paso 2: Digitalice sus documentos y fotografías

La digitalización es una manera efectiva de proteger sus antiguos documentos y fotografías. Utilice un escáner de alta resolución para convertirlos en archivos digitales. Guarde los archivos digitales en dispositivos de almacenamiento externo como discos duros, DVD o en la nube. Esta precaución garantizará que siempre tenga una copia de seguridad en caso de pérdida o deterioro de los documentos físicos.

Paso 3: Utilice materiales de archivo adecuados

Almacenar adecuadamente los documentos y reliquias utilizando materiales de archivo de calidad es fundamental para su preservación. Utilice carpetas y bolsas de archivo libres de ácido para evitar daños a largo plazo. Asimismo, utilice cajas de almacenamiento resistentes y apilables para mantener todo en orden y protegido del polvo y la humedad.

Paso 4: Evite la exposición al sol y la humedad

La exposición al sol y la humedad puede dañar seriamente los documentos y fotografías antiguas. Almacene sus archivos en un lugar fresco y seco, lejos de la luz solar directa. Evite los sótanos húmedos o los áticos calurosos, ya que estos entornos pueden acelerar el deterioro. Considere utilizar dispositivos de deshumidificación para mantener el nivel de humedad bajo control.

Paso 5: Manipule con cuidado

Manipule sus documentos y reliquias con cuidado para evitar rasgaduras, marcas de dedos y otros daños. Lave sus manos antes de manipular documentos frágiles y utilice guantes de algodón limpios para evitar la transferencia de aceites naturales. También es recomendable utilizar hojas de papel de seda libre de ácido para separar documentos en capas y reducir el roce entre ellos.

Paso 6: Haga copias de seguridad

Para mayor seguridad, haga copias de seguridad de sus archivos digitales en varios lugares diferentes. Guarde una copia en su computadora, en un disco duro externo y en la nube. De esta manera, si algún dispositivo falla, aún tendrá acceso a sus documentos y fotografías.

Organizar, proteger y almacenar sus antiguos documentos familiares, fotografías y reliquias familiares es una tarea que vale la pena. Al seguir estos 6 pasos, puede preservar su historia familiar y asegurarse de que las generaciones futuras puedan conocer y apreciar su legado.


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