Organiza tu espacio de investigación genealógica como los profesionales

La investigación genealógica es una actividad apasionante que nos permite descubrir nuestras raíces, explorar el pasado de nuestra familia y conectarnos con nuestros antepasados. Sin embargo, a medida que avanzamos en nuestra investigación, es fácil encontrarnos con un mar de documentos, fotografías y notas que pueden desordenar fácilmente nuestro espacio de trabajo. ¿Te gustaría organizar tu espacio de investigación genealógica como lo hacen los profesionales? En este artículo, te mostraremos algunas estrategias sencillas pero efectivas para mantener tu espacio de trabajo en orden y optimizar tu productividad en el maravilloso mundo de la genealogía. ¡Prepárate para dar un salto cualitativo en tu investigación y sacar el máximo provecho de tu pasión por la genealogía!

Organiza tu espacio de investigación genealógica como los profesionales

Cuando te sientas a trabajar en tu genealogía, ¿puedes continuar donde lo dejaste? ¿O te distrae el desorden que te rodea? ¿Has olvidado si ya solicitaste el obituario de la tatarabuela? ¿Estás tomando un descanso para buscar tu libreta y un bolígrafo? Un espacio de trabajo optimizado, ya sea una habitación de invitados completa o un rincón que también funciona como centro de pago de facturas, hará que su investigación genealógica sea más organizada y productiva.

Tener la configuración y las herramientas adecuadas para tu forma de trabajar puede significar la diferencia entre saltar directamente a una sesión de investigación o dedicar 20 minutos a prepararla. Nuestra mirada a los espacios de trabajo de seis genealogistas profesionales revela los diseños de oficina, las herramientas y las mejores prácticas que impulsan la eficiencia de la investigación. Descubra consejos, trucos y nuevas ideas que le ayudarán a hacer que su lugar de trabajo y su flujo de trabajo sean más prácticos.

Centro de mando semicircular

foto detective Maureen Taylor Realiza sus numerosos proyectos desde un gran escritorio semicircular que se encuentra en el ventanal de su casa victoriana. Es un escenario del que los genealogistas podrían estar celosos, pero para el asesor de fotografía, autor y orador, no siempre fue así. La primera oficina en casa de Taylor consistía en una puerta sobre dos archivadores, una construcción de escritorio de bricolaje familiar para muchos exploradores de hogares. En su siguiente casa, convirtió una oficina en un porche de tres estaciones con el mismo escritorio y espacio lateral adicional para formar una L. “En cierto modo funcionó”, recuerda.

Pero cuando Taylor se mudó nuevamente hace unos años, estaba emocionada de mejorar la decoración de su oficina en casa y se inspiró en el genealogista de Rhode Island. mosquito frazel, que también trabaja en un escritorio semicircular. El “centro de comando” de Taylor mantiene el equipo y los archivos al alcance de la mano, con estanterías y archivadores incorporados en un lado y un tablero de anuncios y una pizarra en el otro. Su computadora de escritorio, su escáner de superficie plana y su teléfono están sobre el escritorio.

Un día típico comienza a las 7:30 a. m. revisando el correo electrónico, marcando mensajes importantes y haciendo la lista de tareas pendientes del día. Podría pasear a sus perros y regresar al trabajo hasta aproximadamente las 6 p.m. para investigar fotografías de clientes o escribir proyectos. Taylor llama a su estilo de oficina “controlado”. Admite que “siempre hay un montón de tareas en mi escritorio”, pero sabe exactamente qué hacer y cuándo, utilizando un sistema de papel, lápiz y recordatorios escritos. Utiliza un gran calendario mensual en papel para citas y notas y mantiene una lista de tareas pendientes para cada día y semana. “A medida que surgen cosas a lo largo del día, se van añadiendo a la lista”, dice Taylor. Pasa gran parte del día mirando fotografías detenidamente, por lo que instala una gran mesa plegable para crear espacio de trabajo adicional cuando es necesario. Los libros de referencia están ordenados por temas en estanterías cercanas, pero ya se están quedando sin espacio. “Nunca hay suficiente espacio de almacenamiento”, dice Taylor, y agrega que otra estantería es la siguiente en su lista para su colección en constante crecimiento.

Herramientas del espacio de trabajo de genealogía

  • computadora de escritorio con windows
  • portátil mac
  • Escáner plano Epson V500
  • iPad
  • teléfono inteligente Android

Un buen nicho de investigación

Sunny Jane Morton es una esposa ocupada, madre de tres hijos y autora que convirtió un rincón de su dormitorio principal en un estudio de autor único. Escondida bajo los aleros de la casa familiar, esta oficina en casa es un espacio luminoso y alegre, adornado con fotografías familiares y recuerdos genealógicos. En la casa anterior de su familia, Morton trabajaba desde la mesa de la cocina y un pequeño mostrador cercano. “Sabía que comprar muchos suministros organizativos no mantendría las cosas organizadas”, dice. “Necesitaba un espacio propio”. Ahora tiene un escritorio resistente y una estantería baja donde guarda sus libros de referencia y material de oficina más utilizados (guardados en alegres cajas amarillas). Estanterías adicionales en el pasillo albergan su biblioteca genealógica.

Aunque la oficina central de Morton está arriba y lejos del ajetreo y el bullicio de su ocupada familia, ella nunca está lejos de inspirar recordatorios de su propia historia familiar. Ella llama a la pared al lado de su escritorio el “collage de identidad”, un lugar donde puede colocar etiquetas con los nombres de conferencias, certificados de seminarios, notas de sus hijos y un regalo de San Valentín de su abuela, quien murió en 1995. Cuando mira estas cosas, dice: “Me recuerda que debo levantarme e ir a mi vida real”. Como editora, escritora e investigadora que pasa horas frente a la computadora, Morton admite que pasar las páginas de un libro real Es un cambio bienvenido. Busca libros impresos sobre temas que investiga, pero también mantiene una biblioteca digital de libros y otros materiales que encuentra en línea.

A Morton le gustan el papel y los libros y no tiene planes de dejar de usar papel. “Soy un híbrido”, dice, “estoy de acuerdo con eso. Si comienza digitalmente, lo mantendré digital.” Pero como el tiempo de trabajo es escaso, no quiere perder tiempo digitalizando materiales impresos para crear una oficina sin papel.
Al ser disciplinada a la hora de mantener su escritorio ordenado, puede crear un espacio de trabajo que se adapte a sus diversos roles personales y profesionales, una clave para su éxito. “Tuve que limpiar mi oficina”, se ríe, “pero realmente creo que es mucho más fácil encontrar cosas cuando hay una base organizacional bajo una nube de desorden”.

Herramientas del espacio de trabajo de genealogía

  • Computadora portátil con Windows
  • Impresora/copiadora/escáner todo en uno
  • iPad
  • iPhone

Oficina de autor ergonómica

Como consultor, orador y autor, Thomas MacEntee trae las mejores lecciones del lugar de trabajo corporativo a su negocio desde casa. Genealogía de alta resolución. Desde una jornada de trabajo estructurada que se extiende de 8 a 18 horas, hasta una instalación ergonómicaMacEntee se esfuerza por maximizar la eficiencia y minimizar las distracciones.

Ya sea que esté asesorando a clientes a través de Skype o enviando un seminario web a una sociedad genealógica remota, MacEntee confía en la tecnología central para mantener su lugar de trabajo libre de dispositivos desordenados. “Soy el rey de las múltiples pestañas y ventanas”, se ríe sobre el uso de múltiples monitores en su computadora con Windows. Desde múltiples pestañas hasta multitarea, MacEntee es un experto alfa cuando se trata de aprovechar al máximo su equipo.

El espacio es escaso en el condominio de 1,500 pies cuadrados de MacEntee, por lo que cada pieza de equipo de oficina o espacio de almacenamiento se selecciona cuidadosamente. Hay un monitor a la altura de los ojos. Coloca todos los materiales impresos que utiliza a la misma distancia, lo que reduce la fatiga visual al cambiar de mirada. Una silla de escritorio ajustable lo coloca en una posición cómoda para el teclado y una estantería mantiene los libros de referencia a mano. Mucho trabajo y la iluminación del techo protege la oficina.

MacEntee optimiza el espacio de almacenamiento utilizando copias digitales tanto como sea posible y almacenando archivos en un disco duro externo y almacenamiento en línea. cuenta de dropbox. “Prácticamente no tengo papel”, señala, aunque prefiere no almacenar información financiera o médica en la nube.

De hecho, el único papel a la vista está cuidadosamente guardado en una cesta de “entrada”. “Si está desordenado, lo olvido”, dice MacEntee. Los documentos que es absolutamente necesario conservar van en una única cesta, que guarda dos veces al año. Para conservar los recibos de viajes de negocios, toma un sobre con el nombre del viaje y deposita los recibos tal como fueron recibidos. La vida en esta oficina no se trata sólo de bytes y hardware. Una serie de parlantes reproducen radio en línea o música de la extensa colección de iTunes de MacEntee, y las obras de arte originales en la pared sirven diariamente como “inspiración de incubación” para el próximo proyecto de este autoproclamado “ninja de la genealogía”.

Herramientas del espacio de trabajo de genealogía

  • computadora de escritorio con windows
  • iPad
  • iPhone
  • Impresora/copiadora/escáner todo en uno
  • Skype
  • buzón

Una oficina con doble función

Drew Smith, coanfitrión con George G. Morgan del Podcast de chicos de genealogía, admite ser una personalidad en la oficina de Jekyll and Hyde. Smith, bibliotecario de tiempo completo en la Universidad del Sur de Florida, además de un popular orador de genealogía, personalidad de podcasts y autor, tiene oficinas en su lugar de trabajo y en su casa en Tampa, Florida.

En el trabajo, utiliza grandes pizarras para tomar notas durante las sesiones de lluvia de ideas y las reuniones con colegas. Pero también depende en gran medida del almacenamiento en la nube con Dropbox y su integración con sus aplicaciones favoritas para poder mover archivos sin problemas entre las computadoras de su trabajo y de su hogar.

“Me distraigo fácilmente”, señala Smith, “así que tengo que tener las cosas en mente para no ignorarlas”. Su sistema de recordatorio personal funciona tanto para archivos y carpetas en papel como para archivos digitales. el usa eso Evernote Aplicación de notas para organizar notas sobre fotografías, blogs y artículos; El Toodledo Aplicación de tareas en línea para mantener una lista de tareas pendientes en curso; y Gmail para gestionar las comunicaciones por correo electrónico.

Smith utiliza el sistema de etiquetado de Gmail para etiquetar mensajes importantes con la fecha del evento correspondiente en formato año-mes-día. Esto facilita encontrar todos los correos electrónicos relacionados con una conferencia o seminario específico. Después del evento, cambia el nombre de la etiqueta al formato “año del nombre del evento de Gmail” y la etiqueta baja en la lista alfabética. Utiliza un esquema de nomenclatura de carpetas similar para sus carpetas de Dropbox para organizar los documentos digitales que necesita para un evento.

El teletrabajo le da a Smith la oportunidad de trabajar en proyectos de biblioteca desde casa, aunque intenta reservar los sábados como su día de genealogía, ya sea presidiendo la reunión de su sociedad de genealogía local o realizando investigaciones personales en la oficina de su casa. Allí, un escritorio en forma de L crea un espacio de trabajo libre de distracciones, manteniéndolo libre y listo para trabajar. Actualmente, esto implica un proyecto de escaneo de fotografías familiares en curso como parte de su transición a una oficina en casa sin papel.

Consejo: Smith archiva archivos en papel y notas por pares, con etiquetas grandes para facilitar la lectura (también ayuda escribir el apellido completo en mayúscula). Los números en sus etiquetas corresponden al número de pedigrí de cada antepasado en un pedigrí.

Herramientas del espacio de trabajo de genealogía

  • computadora de escritorio mac
  • iPad
  • Impresora/copiadora/escáner todo en uno
  • buzón
  • Gmail
  • Evernote
  • Toodledo

Oficina en casa amigable con la genealogía

Autor, ponente y co-moderador de Podcast de chicos de genealogía, George G. Morgan no se queda atrás cuando se trata de administrar un negocio exitoso desde casa. Mucho antes de que el teletrabajo fuera una opción común en el lugar de trabajo, la oficina central de Morgan sirvió tanto para su trabajo como formador corporativo en IBM como para su propia investigación genealógica.

Cuando comenzó su negocio de tiempo completo escribiendo y dando conferencias sobre genealogía, ¡Ajá! SeminariosEn 1996, ya había dominado el desafío de concentrarse en la tarea y mantenerse organizado cuando la “sala de descanso” está al lado y los colegas no están allí para realizar un seguimiento. “Mucha gente tiene problemas para concentrarse y se distrae”, dice Morgan sobre trabajar desde casa. “Pero en realidad es una cuestión de disciplina y de utilizar listas de tareas pendientes que te ayuden a ver el panorama general”.

Morgan está en su oficina a las 8 a. m. con su lista diaria, respondiendo correos electrónicos, revisando sitios web y trabajando en proyectos de investigación y redacción hasta las 6 p. m. Un autoproclamado encargado del orden, le da buen uso a su gran escritorio en forma de L manteniendo materiales y proyectos a mano, desde suministros de oficina de uso frecuente almacenados en un gabinete lateral hasta libros de referencia cercanos.

No sorprende que el primer trabajo de Morgan fuera dejar libros en la biblioteca de la ciudad. Su Morgan Shelving System, como él lo llama, es una minibiblioteca organizada en tres estanterías. La genealogía y los libros de referencia están organizados por categoría, región y tipo de investigación. “No es el sistema decimal Dewey”, dice, pero el sistema le ahorra tiempo buscando los libros que necesita, que luego puede utilizar para su investigación personal.

A pesar de sus libros organizados y su lista de tareas pendientes, Morgan rápidamente se da cuenta de que es importante hacer que su oficina en casa sea cómoda y agradable. “No seas demasiado espartano”, dice. “No intentes ser demasiado ordenado”.

GRAMOHerramientas del espacio de trabajo de enealogía

  • computadora de escritorio mac
  • Impresora/copiadora/escáner todo en uno

Una configuración clara

Presentador del podcast Genealogy Gems Lisa Louise Cooke Recientemente se mudó a otro estado, mudanza que le trajo la oportunidad de crear la oficina de sus sueños en un nuevo hogar. Su nuevo espacio tiene el doble de tamaño que el anterior y ha trasladado su departamento de almacenamiento y envío a un edificio separado.

Limpiar el desorden (cualquier cosa que no esté relacionada con la tarea en cuestión) es una de las estrategias favoritas de Cooke para mantener la concentración. “Elimine todo lo que no sea relevante para su investigación o negocio”, dice. “Todo tiene que tener su lugar, así no habrá tantas pilas”.
Su nueva oficina ofrece mucho espacio de almacenamiento para todo lo que necesita para sus podcasts, textos y presentaciones. Una de sus características favoritas es el gran escritorio que oculta los alambres y cables de su computadora y equipo de transmisión. Cooke está emocionada de deshacerse de lo que ella llama un “pozo de serpientes” de cables y alambres que alguna vez representaron una distracción visual y un peligro de tropiezo.

Como Cooke valora eliminar el desorden, ha hecho la transición a un estilo de trabajo sin papel. Reemplazó su tablero de anuncios con inspiradores collages familiares. Tus recordatorios ahora están en línea, con Google Calendar como tu calendario principal y herramienta de administración del tiempo. Una única herramienta en línea, afirma Cooke, significa que hay menos lugares donde buscar información.

Cooke planifica todo lo posible utilizando los recordatorios de la aplicación Google Calendar para no perderse ninguna cita importante. fechas para el
Genealogy Gems Podcast, otros trabajos y familias están codificados por colores. “Los principios son los mismos ya sea en papel o virtualmente”, añade. Los activadores integrados, como los colores, sirven como recordatorios, ya sea que los escriba en papel o los agregue a un calendario en línea.

Por mucho que Cooke disfrute de su nueva oficina, la computación en la nube y el acceso en línea le permiten movilidad mientras viaja o trabaja desde una cómoda silla en la sala familiar. Dicta correos electrónicos con su iPhone, ejecuta su computadora de escritorio desde su iPad y lee noticias y blogs en ambos dispositivos. “Hace diez años no se podía crear un podcast”, dice. “No puedes hablar con todo el mundo como ama de casa”. Claramente es un buen momento para ser un genealogista experto en tecnología.

Herramientas del espacio de trabajo de genealogía

  • computadora de escritorio con windows
  • iPad
  • iPhone
  • calendario de Google
  • Evernote

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Una versión de este artículo apareció en la edición de mayo/junio de 2014 de Revista Árbol Genealógico.

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Organiza tu espacio de investigación genealógica como los profesionales

Preguntas frecuentes sobre la organización del espacio de investigación genealógica

Para los amantes de la genealogía, la organización del espacio de investigación es clave. Mantener tus documentos, registros y herramientas en orden te permitirá ahorrar tiempo y maximizar los resultados de tu investigación. En este artículo, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre cómo organizar tu espacio de investigación genealógica como los profesionales.

1. ¿Cuál es la importancia de organizar mi espacio de investigación genealógica?

Organizar tu espacio de investigación genealógica es esencial por varias razones. En primer lugar, te ayudará a encontrar fácilmente los documentos, registros y notas que necesitas durante tu investigación. Además, te permitirá seguir el rastro de tus hallazgos y evitar la duplicación de esfuerzos. Un espacio de investigación bien organizado también te brindará un entorno cómodo y eficiente para trabajar.

2. ¿Cómo debo estructurar mi espacio de investigación genealógica?

Una forma efectiva de estructurar tu espacio de investigación genealógica es utilizar sistemas de almacenamiento prácticos. Puedes utilizar archivadores o carpetas colgantes para almacenar documentos físicos. Para los registros digitales, crea carpetas y subcarpetas en tu computadora para organizar los diferentes tipos de documentos. Etiqueta cada carpeta de manera clara y concisa para facilitar su búsqueda.

3. ¿Qué elementos debo incluir en mi espacio de investigación genealógica?

Tu espacio de investigación genealógica debe incluir diversos elementos para facilitar tu trabajo. Algunos elementos clave incluyen:

  1. Ordenador o portátil: Necesitarás una computadora confiable para almacenar y acceder a tus registros digitales.
  2. Archivadores: Utiliza archivadores para organizar y almacenar tus documentos físicos de manera ordenada.
  3. Escáner: Un escáner te permitirá digitalizar documentos físicos para facilitar su almacenamiento y acceso.
  4. Software de genealogía: Utiliza un software especializado para mantener un registro de tu investigación genealógica y crear árboles genealógicos.
  5. Papel y bolígrafos: Nunca subestimes la utilidad de un buen papel y bolígrafos para tomar notas rápidas durante tu investigación.

4. ¿Qué consejos adicionales puedo seguir para organizar mi espacio de investigación genealógica?

Aquí tienes algunos consejos adicionales para organizar tu espacio de investigación genealógica:

  • Elimina el desorden: Retira cualquier documento o herramienta que no sea relevante para tu investigación.
  • Etiqueta todo: Etiqueta todas tus carpetas, archivadores y cajas de almacenamiento para facilitar su identificación.
  • Mantén un registro detallado: Lleva un registro de los documentos que has investigado y aquellos que aún debes revisar.
  • Haz copias de respaldo: Asegúrate de realizar copias de respaldo periódicas de tus registros digitales para evitar cualquier pérdida de información.

¡Esperamos que estas preguntas frecuentes te hayan ayudado a tener una mejor idea de cómo organizar tu espacio de investigación genealógica como los profesionales! Recuerda que la organización es clave para maximizar el éxito de tu investigación genealógica.


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