Hábitos de genealogistas altamente organizados: su guía definitiva

Escrito por Dana McCullough a menos que se indique lo contrario

¿Por qué organizar la genealogía es un desafío constante para muchos de nosotros? Tal vez porque encontrar nueva información sobre ascendencia es más divertido que registrarla. Y la organización no es un asunto unilateral: qué sistema y herramientas funcionan mejor para usted depende de cómo funciona su cerebro.

Con el tiempo, todo genealogista debe lidiar con el problema de la organización, pero la gran cantidad de formas de organizarse (y la cantidad de material que recopilamos) puede hacer que adoptar y mantener un método de organización resulte intimidante. A través de los años, Revista Árbol Genealógico Los lectores continúan compartiendo sus mejores consejos para evitar quedar enterrados bajo montañas de notas de tareas de investigación, fotografías familiares, certificados de registros vitales, impresiones de páginas del censo, cuadros de árboles genealógicos y otros registros. Aquí está nuestra lista definitiva.

1. Primero, vacía tu calendario.

Decida de una vez por todas que organizar su investigación genealógica es una prioridad absoluta. Reserve uno o más bloques de tiempo para hacer el trabajo, luego dígales a todos que está ocupado y desconecte su teléfono. Parece que habría sido mejor dedicar ese tiempo a investigar, pero la información familiar es de poca utilidad si has perdido el papel en el que la escribiste.

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2. Tenga presente el panorama general.

Puede utilizar cuadros genealógicos, como pedigríes de cinco generaciones y hojas de grupos familiares, para visualizar cómo encajan sus parientes, o probar un creador de árboles genealógicos en línea con una aplicación en su teléfono inteligente.

También es útil tener un árbol genealógico grande y funcional donde puedas ver todo a la vez y no tener que preocuparte por compartir tus errores con el mundo. Se puede colocar una cartulina en blanco o una pizarra grande de borrado en seco o apoyarla contra una pared. Si bien una cartulina es la opción más rentable, una pizarra de borrado en seco ofrece una manera fácil de hacer ajustes a medida que aprende más sobre su familia, sus relaciones y eventos importantes de la vida.

3. Establezca un espacio de trabajo.

¡Un espacio de trabajo organizado también puede ayudar a mantener organizados tus archivos genealógicos! Su espacio de trabajo puede servir como habitación de invitados, comedor u otra habitación de su hogar. En lugar de relegar todos sus archivos a un armario o trastero, busque formas creativas de incorporarlos a la decoración de su hogar. Utilice latas antiguas, sombrereras decorativas o bonitas cajas de fotografías para guardar cartas, postales y fotografías (solo asegúrese de que sean contenedores con calidad de archivo). Pegue una pequeña etiqueta adhesiva en el fondo de la caja o lata con una breve descripción del contenido. Si decide utilizar archivadores, escriba un índice, imprímalo y péguelo al frente de cada cajón. Si agrega algo, escríbalo a mano en la lista.

Además de un sistema de archivo, se podría colgar en la pared un árbol genealógico decorativo enmarcado como obra de arte. Sobre todo, asegúrese de elegir un escritorio que satisfaga sus necesidades de investigación. Busque una habitación con espacio para una computadora, una impresora y libros. También resultan prácticos numerosos cajones y compartimentos para objetos grandes y pequeños, así como un cajón para carpetas.

4. Visualice el éxito.

Si usted es un tipo de persona que está fuera de la vista y fuera de la mente, publique su lista de tareas pendientes, el cuadro genealógico de la sociedad genealógica y el calendario de eventos en un tablero de anuncios. Ya no están en tu escritorio, sino todavía frente a ti.

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5. Carpetas y archivos con códigos de colores.

La codificación por colores es el método de organización favorito de muchos Revista Árbol Genealógico Lectores, ustedes pueden adoptar diferentes enfoques para este método. Una idea es utilizar un color para cada apellido, aunque probablemente pronto te quedes sin colores. En su lugar, codifique con colores las ramas individuales con un color diferente para cada linaje de sus abuelos. Codifique con colores los archivos y carpetas de la computadora en consecuencia: en una Mac, haga clic en una carpeta o archivo en la ventana del Finder, luego haga clic en la flecha hacia abajo junto al ícono de ajustes. Seleccione la etiqueta y el color en el menú desplegable. Las PC no tienen códigos de colores incorporados para las carpetas, pero puedes descargar un programa como Carpeta.

Otro método consiste en organizar cada familia en una carpeta colgante y luego codificarlas por colores según la proporción familiar: una carpeta azul para el marido, una carpeta roja para la esposa y una carpeta manila para cada hijo. Para llevar la codificación de colores aún más lejos, imprima sus notas y apuntes en papel del color adecuado.

6. No malgastes dinero en materiales organizativos innecesarios.

Antes de comprar cualquier cosa, piensa en lo que necesitas organizar. Limpia y decide cómo organizar el resto. Por ejemplo, ¿funcionarían mejor las carpetas o los archivadores? ¿Qué tamaño de estantería debe acomodar su biblioteca? ¿Necesita cajas de archivo para almacenar fotografías antiguas? Es posible que ya tengas algunos de los materiales que necesitas.

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7. Organiza los libros

Es difícil separarse de ellos: tan pronto como lleve un libro a Goodwill, probablemente necesitará la referencia en la página 216. Pero se ha golpeado el dedo del pie con esa pila de historias familiares demasiadas veces. Si rara vez utiliza un volumen, fotocopie las páginas que contienen información importante y luego done el libro a una biblioteca (donde puede visitarlo en cualquier momento). Si tienes espacio, empaca libros adicionales y guárdalos debajo de la cama. El resto deberá colocarse en un estante organizado por categorías, p.e. Por ejemplo, historias familiares, inmigración y guías prácticas, luego alfabéticamente por autor o título. Por supuesto, querrás guardar reliquias familiares como Biblias familiares y el diario de la bisabuela.

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8. Asumir la responsabilidad de los archivos en papel.

Fotos. Actas de nacimiento, defunción y matrimonio. Impresiones de registros censales. Diagramas de árboles genealógicos. Recortes de periódicos. Los documentos en papel pueden acumularse mucho, pero los lectores tienen varias formas de controlar la avalancha de papel. Una opción es utilizar carpetas de tres anillas con película protectora de plástico (busque materiales de calidad de archivo y evite el PVC) y pestañas divisorias. Las fundas de plástico se pueden utilizar para guardar no sólo hojas y documentos de grupos familiares, sino también tarjetas, boletines, CD o DVD y otros recuerdos.

Las carpetas con bolsillos son útiles para guardar objetos efímeros de formas inusuales. Otra opción es almacenar registros genealógicos en un archivador usando archivos colgantes y carpetas de archivos manila (o de colores). Algunos lectores tienen un cuaderno separado para cada familia. Puede adjuntar una hoja de grupo familiar al frente del cuaderno y escribir notas de investigación en ella. Si el cuaderno tiene un bolsillo para carpetas, puede usarlo para guardar copias de documentos.

Ya sea que use una carpeta, una carpeta o un cuaderno, ordene los archivos alfabéticamente por apellido para que pueda encontrar rápidamente la familia que desea buscar. En cada carpeta o carpeta con apellidos, organice los elementos en orden cronológico, comenzando con el matrimonio de una pareja y terminando con su muerte. Los hijos van a la carpeta de sus padres y reciben su propia carpeta cuando se casan. También puede guardar carpetas de ciudades o condados con mapas, antecedentes históricos y notas de investigación locales.

9. Establezca una carpeta de Foto misteriosa.

Coloque allí sus fotos sin nombre (una vez que encuentre una identificación, puede mover la foto a la carpeta Personas sospechosas). Adjunte una copia de cada fotografía misteriosa a una hoja de trabajo de identificación con fotografía y guárdela en sus archivos familiares.

10. Gestiona tus revistas.

Te recomendamos humildemente conservar el tuyo. Revista Árbol GenealógicoEstá en un estuche, con páginas que debes volver a marcar. Luego agregue nuestros prácticos índices de artículos anteriores. También puedes comprar porta revistas en una tienda de artículos de oficina. (IKEA también fabrica algunos bonitos y económicos). Si está buscando reducir el tamaño de su colección, deje los extras en el consultorio de su dentista o en la biblioteca.

11. Vuélvete digital.

Para ahorrar espacio en archivos en papel o crear copias de seguridad electrónicas, escanee sus documentos y fotografías. Hay muchos escáneres, impresoras con escáner, escáneres portátiles y aplicaciones de escaneo diferentes.

Para organizar los archivos digitales, la coherencia es clave. Comience su organización digital estableciendo una estructura para las carpetas digitales; normalmente se trata de una jerarquía de carpetas de apellidos. En la carpeta Apellido, puede crear una subcarpeta con el nombre de una persona. Debajo de eso, podría usar una convención de nomenclatura que incluya el tipo de registro (o incluso otra subcarpeta para el tipo de registro, como Certificados de defunción, que podría contener un obituario, un certificado de defunción e información del Registro de defunciones del Seguro Social). Recuerde también crear una forma estándar de nombrar sus archivos. Una idea es colocar los archivos en una carpeta con el apellido y luego nombrarlos así: nombre_apellido_año_mes_fecha_tipo_registro. Una vez que haya decidido su estructura y esquema de nomenclatura de archivos, escríbalo y cúmplalo.

Además, al guardar archivos, utilice formatos de archivo universales como PDF o JPG. Copie archivos que no estén en un formato universal y convierta las copias para que pueda acceder a la información sin importar cómo cambie la tecnología o qué dispositivo utilice.

¿Tiene montones de revistas y otras publicaciones periódicas a las que desea consultar más adelante? Cree su propio índice de revistas a medida que recibe y lee números para que pueda volver a artículos sobre temas que le interesen. (Puede guardar copias digitales de nuestros listados de revistas en su computadora).

No importa qué archivos digitales almacene y qué método de organización utilice, tenga un plan de respaldo en caso de una falla tecnológica o un desastre natural. Esto puede incluir el uso de un disco duro externo, Dropbox o un servicio que guarde automáticamente los documentos en la nube, como Contrafuego.

12. Utilice un sistema de numeración para familiares.

Un sistema de numeración para familiares también puede ayudarle a organizarse. Para mayor flexibilidad, utilice una combinación de números y letras. Por ejemplo, etiquete al hijo mayor de cada familia con el número 1 y a su cónyuge con el número 1A. Luego, enumere los hijos en orden de nacimiento, comenzando con #1a, 1b, 1c, etc. El siguiente hermano mayor sería el #2 y el cónyuge sería el 2A con los hijos 2a, 2b y 2c, etc. Tenga en cuenta que los cónyuges usan letras mayúsculas y los niños usan letras minúsculas.

Ahnentafel (en alemán, «tabla de ascendencia») es un sistema de numeración genealógico estándar que le ayuda a realizar un seguimiento de los antepasados ​​(aquellos de quienes desciende: padres, abuelos, etc.). Por ejemplo, si eres el número 1 en el pedigrí, tu padre es el número 2 y tu madre es la número 3. El padre de tu padre es el número 4 y la madre de tu padre es la número 5. Como también habrás descubierto, los padres son números pares. ; Madres extrañas. Para encontrar el número de un padre, duplica el número del niño. Agregue uno al número del padre para obtener el número de la madre. Muchos programas de software de genealogía calculan automáticamente los números genealógicos y crean cuadros genealógicos que puede imprimir.

Para realizar un seguimiento de las fuentes, numere todas sus fuentes cronológicamente. Escriba el número de fuente en la esquina superior derecha de cada documento que presente y luego compile la lista de fuentes en una sola carpeta. Si necesita confirmar la fuente de un documento con el que está trabajando, vaya a la carpeta de fuentes. Por ejemplo, el censo estadounidense de 1910 puede tener la fuente número 22. Si tiene un registro del censo de EE. UU. de 1910 para su abuelo y un registro separado para su bisabuelo, ambas fuentes pueden aparecer en el número 22, pero su abuelo puede aparecer como 22.i y su bisabuelo como 22.ii. La información de origen se muestra para cada persona.

13. Cíñete a un único sistema de archivo.

Mantener un método de archivo requiere esfuerzo; es por eso que recomendamos organizar los archivos de su computadora de la misma manera que organiza sus archivos en papel. Cada familia recibe una carpeta con subcarpetas para los miembros y una carpeta separada contiene documentos generales. Recuerde mantener sus archivos genealógicos separados de otros datos electrónicos.

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14. Utilice también su sistema de archivo para correos electrónicos.

Cree una carpeta para cada familia y una subcarpeta para cada persona. Para correos electrónicos sobre lugares en lugar de personas, utilice carpetas con el nombre del estado o condado correspondiente.

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15. Asigne un asunto significativo a sus mensajes de correo electrónico.

“Algernon Hatfield, Poughkeepsie, NY, GenCircles Posting” es mucho mejor que “Hatfield Info Request”. Por lo general, también puedes cambiar el nombre de los correos electrónicos que recibes de otras personas (menos organizadas). Con Outlook para Windows, puede cambiar la línea de asunto abriendo el mensaje, ingresando un nuevo asunto y seleccionando Archivo > Guardar.

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16. Tenga una canasta para archivar en su escritorio o en un estante y programe horarios regulares para archivar estos documentos.

Hago esto con los documentos no genealógicos de mi familia, lo que ayuda a evitar que los papeles terminen en la encimera de la cocina. La mayor parte de mi genealogía es digital, así que tengo una carpeta de «archivos» en mi disco duro (el problema ahora es que no hay una avalancha de papel que me recuerde archivar cosas).

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17. Utilice herramientas técnicas.

Puedes organizarte con toneladas de herramientas y aplicaciones tecnológicas, como: Evernote para rastrear información e investigaciones, Calibre para administrar libros electrónicos, Flickr para fotografías y hojas de cálculo de Excel para listas de verificación y protocolos.

Revista Árbol Genealógico A los editores y a nuestros lectores les encanta Evernote. Este complemento gratuito para el navegador web y aplicación móvil le permite guardar, organizar y etiquetar información que encuentre en línea para poder buscarla y encontrarla más tarde. Otra herramienta similar, OneNote, está disponible como parte de algunos paquetes de software de Microsoft Office.

calibre es un software de gestión de libros electrónicos gratuito y de código abierto. El programa le ayuda a ordenar y rastrear libros en su biblioteca de libros electrónicos y a convertir formatos de archivos de libros electrónicos. También se sincroniza con dispositivos lectores electrónicos y admite los formatos de libros electrónicos más populares.

Encontrar una buena manera de organizar y compartir imágenes digitales o escaneadas puede resultar difícil, razón por la cual muchos genealogistas recurren a ella. Flickr. Etiquete las fotografías con los nombres de los antepasados ​​y otra información relevante. También puede compartirlas con miembros de la familia enviándoles un enlace a un grupo de fotos que le interesen al miembro de la familia.

Las hojas de cálculo son amigas de todo genealogista. Puede utilizar Microsoft Excel para crear listas de verificación de investigación, listas de tareas pendientes (por ejemplo, cementerios para visitar, microfilmes para examinar, libros para solicitar mediante préstamo interbibliotecario) y listas de contactos para familiares y personas que conozca durante su investigación. Crea una tabla u hoja de cálculo para cada antepasado e ingresa la información que has aprendido sobre él o ella.

18. Controle sus sitios web favoritos.

La organización de favoritos, a veces llamados marcadores, funciona de manera diferente en diferentes navegadores web. En Internet Explorer, busque en el menú «Favoritos» y seleccione «Organizar favoritos». Puede crear carpetas y subcarpetas como en su disco duro y cambiar el nombre de sitios web con títulos significativos. Cree una carpeta para cada apellido y coloque allí su investigación, así como bases de datos, foros de mensajes, clubes, bibliotecas y otros sitios históricos que visite con frecuencia. Adquiera el hábito de archivar favoritos una vez que los cree.

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19. Mantenga una libreta al lado de su computadora.

Escriba los sitios web que desea volver a visitar, las noticias que debe recordar y cualquier dato que de otro modo anotaría en una hoja de papel. Otra opción: copiar y pegar el texto de la página web y las URL en un documento de Word en ejecución. (Solo asegúrese de incluir el nombre del sitio web o el título de la página si la dirección cambia).

20. Catalogue sus reliquias familiares.

Quiere que los herederos potenciales sepan todo sobre los recuerdos familiares. Haga una lista de cada artículo e incluya el fabricante, fecha de fabricación, valor, propietario original y procedencia (sucesión de propietarios). También tenga en cuenta cómo recibió el artículo. Fotografíe sus reliquias familiares y numere las fotografías según cada entrada del catálogo. (También puede realizar un seguimiento de los tesoros que sus familiares han heredado utilizando los artefactos y reliquias de otras personas). Junte todo en un álbum o guárdelo junto con su investigación en un archivo de reliquias.

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21. Inicie un registro o diario de investigación.

Descargue uno aquí o personalice el suyo con una hoja de cálculo de Excel. Llévelo con usted en cada viaje de investigación y enumere la fecha, los registros buscados, las fuentes verificadas y la información obtenida. Esto evitará que tengas que repetir la búsqueda más tarde.

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22. Mantenga un registro separado para realizar un seguimiento de la investigación en línea.

Cuando busque un antepasado en una base de datos en línea, ingrese la fecha, la dirección del sitio web, el nombre de la base de datos, los antepasados ​​buscados y la información encontrada. Esto le evita búsquedas repetidas y le recuerda cuándo es el momento de volver a buscar.

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23. Mantenga una lista similar de publicaciones en los foros.

Si pierdes la pista de tus publicaciones, podrías estar perdiendo información valiosa. Registre dónde publicó, qué preguntó, qué dirección de correo electrónico utilizó, las respuestas y el nombre y la dirección de correo electrónico del encuestado. Programe un tiempo aproximadamente una vez al mes para revisar los foros en busca de respuestas.

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24. Armar una carpeta de viaje de investigación.

Deben incluirse copias de sus cuadros genealógicos y hojas de grupos familiares; ortografía alternativa de nombres, una lista de tareas pendientes y una lista de registros para cada familia; formularios de notas en blanco (también disponibles como descarga gratuita) y un protocolo de investigación. Simplemente toma la carpeta y listo.

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25. Cree un kit para la investigación in situ.

Prepare una bolsa de herramientas que pueda necesitar para investigar en un repositorio:

• Computadora portátil
• un estuche con bolígrafos y portaminas
• Cambio para la fotocopiadora
• Unidad flash
• Tu carpeta (ver consejo anterior)
• una lupa
• Toallitas para manos
• guantes de algodon blancos
• una mini grapadora
• Clips de papel
• resaltador
• Aspirina o ibuprofeno
• una riñonera (más segura que colgar el bolso en el respaldo de una silla)
• Notas adhesivas para marcar páginas para copiar (pero no las use para documentos históricos confidenciales)

Ahora no tienes que correr y recoger cosas cuando vas a la biblioteca.

Los archivos de acordeón son excelentes para organizar sus trabajos de investigación cuando investiga un archivo o visita un cementerio. Puede agregar apellidos a las pestañas del archivo para ordenar la información recopilada. Muchos lectores también utilizan tarjetas didácticas.

Los formularios de investigación que se pueden completar también son excelentes recursos sobre la marcha. Un formulario con categorías predefinidas que puede completar cuando busque información familiar lo ayudará a mantenerse concentrado y garantizará que tenga toda la información que necesita del registro, como fechas, nombres e información de atribución.

26. Mantenga una lista actualizada de tareas pendientes de investigación.

Sigo este consejo con un registro de investigación en una hoja de cálculo en Google Drive. Puedo usar mi teléfono o computadora para agregar ideas que me vienen a la mente mientras realizo otras investigaciones. Cuando completo una tarea, la marco e ingreso los resultados (y luego me doy una palmadita en la espalda).

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27. Establecer una rutina organizacional.

Mantener un sistema organizativo puede parecer desalentador, pero si regularmente se toma poco tiempo para colocar los documentos en el lugar correcto o escanearlos, se convertirá en algo natural. Cuando regrese de una investigación en la biblioteca, tómese unos minutos para enviar copias impresas o escanearlas. Si es necesario, configure una bandeja de entrada en su oficina para las cosas que deben procesarse (escaneado, etiqueta, número, etc.) y un compartimento de almacenamiento para documentos y fotografías que tenga listos para guardar. Programe un tiempo una vez a la semana o al mes para vaciar las cajas.

Si organizar se vuelve demasiado para usted, configure un cronómetro y trabaje hasta que suene. Otra opción es entregar un papel todos los días. ¿Tienes registros dobles? Destruya o recicle las copias sobrantes. Mantenga una lista de verificación de lo que tiene y no tiene de cada antepasado para evitar la duplicación de investigaciones.

Los consejos escritos por Diane Haddad aparecieron en la edición de octubre de 2005 de Revista Árbol Genealógico.

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